Technicien / technicienne en administration - Ressources financières

CONTEXTE

L’Autorité des marchés publics (AMP), instance neutre et indépendante, est la porte d’entrée unique en ce qui concerne la surveillance des marchés publics et l’application des lois et des règlements encadrant les contrats publics au Québec. Son rôle de surveillance vise le secteur public, les réseaux de la santé et de l’éducation, les sociétés d’État, et le monde municipal.

L’AMP a pour mission de surveiller l’ensemble des contrats publics, notamment les processus d’adjudication et d’attribution de ces contrats, et de recevoir les plaintes des personnes intéressées, ainsi que des renseignements du public. Elle est aussi responsable du Registre des entreprises autorisées à contracter et à sous-contracter et du Registre des entreprises non admissibles.

Un poste de technicienne ou de technicien en administration – ressources financières est actuellement à pourvoir à l’AMP.

RÔLE

Sous l’autorité du vice-président à l’administration, la personne titulaire du poste effectue diverses tâches relatives aux ressources financières. Elle assure également une assistance technique au personnel de la Vice‑présidence à l’administration dans le cadre de la réalisation de ses activités en gestion des ressources financières, ainsi qu’un soutien à la gestion des ressources matérielles.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

Volet général :

• Soutenir le gestionnaire, la coordonnatrice, ainsi que les professionnels de son équipe dans le suivi des différents mandats de la vice-présidence;

• Faire les liens entre le personnel, les clients et les partenaires de la vice‑présidence;

• Guider et conseiller le personnel de la vice-présidence, ainsi que les autres unités de l’AMP sur toute question particulière;

• Communiquer avec les clients, les fournisseurs et les partenaires pour obtenir des précisions sur certaines opérations;

• Participer à la création et à la mise à jour de documents administratifs sous la responsabilité de la vice-présidence, dont les formulaires et les modèles de lettre.

   

Volet ressources financières :

• Préparer les documents et les outils nécessaires pour le suivi des dépenses ;

• • Compiler ou saisir de l’information financière et générer des rapports d’information financière;
  • Effectuer la conciliation de différents comptes comptables à l’aide des informations contenues dans le grand livre général;

Comptes payables – déboursés :

• Effectuer l’appariement des factures aux bons de commande ou autres documents;

• Effectuer la vérification des comptes à payer (factures, comptes de dépenses, remboursements de  droits) afin d’assurer la conformité aux règlements, aux politiques et au plan de délégation;

• Effectuer l’enregistrement au système comptable, s’assurer de la bonne comptabilisation des transactions, obtenir les autorisations appropriées pour le paiement, et faire le suivi des factures en attente;

• Effectuer le suivi des états de compte des fournisseurs;

• Procéder à l’enregistrement des transactions de dépenses et de revenus;

Toute autre tâche connexe :  

• Effectuer les débours par chèque et les virements bancaires, ainsi que les paiements rapides requis pour la clientèle;

• Analyser les rapports d’exception en vue d’assurer le traitement de situations particulières et proposer les correctifs requis;

• Effectuer le remboursement de certaines dépenses d’employés à partir de la petite caisse sous sa responsabilité et en assurer le suivi et le renflouement;

• Classer les différents documents physiques ou électroniques selon les plans de classification, et procéder à l’archivage lorsque requis;

• Préparer les mises à jour des descriptions de procédures sous sa responsabilité;

• Assister les vérificateurs externes en leur fournissant les pièces justificatives requises à leurs vérifications.

Volet ressources matérielles :

Au besoin, réaliser les activités relatives à la gestion des ressources matérielles, telles que :

• Collaborer à l’analyse des besoins d’ameublement ou d’équipement;

• Répondre aux demandes des gestionnaires et effectuer les opérations nécessaires à l’approvisionnement et à l’aménagement afin de s’assurer du bon fonctionnement, de la disponibilité et de la disposition du matériel.

 PROFIL RECHERCHÉ

La personne recherchée doit démontrer une grande aisance dans un quotidien ponctué de demandes d’information de collègues, de gestionnaires, de clients et de fournisseurs. Un sens du service à la clientèle hors pair, ainsi que de solides habiletés en communication orale et écrite sont exigés.

En plus d’être autonome et débrouillard(e), le ou la titulaire de l’emploi doit démontrer un grand esprit d’équipe et une grande vivacité intellectuelle. Un sens de l’organisation bien ancré, une gestion des priorités éprouvée, ainsi qu’une adaptabilité aux changements et une souplesse au quotidien représentent des atouts considérables. Finalement, la personne doit fait preuve d’une discrétion à toute épreuve et savoir faire face à la pression inhérente aux divers dossiers.

EXIGENCES*

Le ou la candidat(e) recherché(e) doit :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, comptabilité, finances ou toute autre scolarité jugée pertinente;
• Détenir (idéalement) de quatre à sept ans d’expérience à titre de technicienne ou de technicien en administration, ou toute autre combinaison d’expérience jugée pertinente;
• Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur, ou par deux années d’expérience pertinente aux attributions de l’emploi;
• Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Bien maîtriser le français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Une base de connaissance en gestion des ressources matérielles est considérée comme un atout.

SALAIRE

Entre 38 298 $ et 54 314 $

INSCRIPTION 

Acheminez votre curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de motivation à M. Gino Francoeur d’ici le   24 novembre 2019 à l’adresse dotation@amp.gouv.qc.ca.

*Pour être embauchée comme membre du personnel de l’Autorité des marchés publics, la personne doit satisfaire aux conditions de l’habilitation sécuritaire de la Sûreté du Québec.